Paso a Paso para elaborar un Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV)

La elaboración y puesta en marcha de un plan de gestión empresarial, implica el estudio y análisis de los factores que definirán los objetivos del mismo.

En Colombia con la creación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) contemplado en la Ley 1503 de 2011 y en el decreto 2851 del 2013, orientados a mejorar la conciencia de los colombianos en cuanto a seguridad vial, se hace necesario elaborar un paso a paso que sirva de guía para las empresas que deban implementarlo.

Antes de conocer el paso a paso para crear el PESV de tu empresa, te recomendamos para entender más sobre el tema, leer nuestro artículo sobre ¿Qué es el Plan Estratégico de Seguridad Vial y cómo te afecta?  

Conformemos un Comité de Seguridad Vial

Como todo plan organizacional dentro de una empresa ya sea pública o privada, debe existir un equipo multidisciplinario conformado con personal de distintas áreas que integran la organización.

Este comité de Seguridad Vial será designado por la alta gerencia de la empresa, quienes a su vez deberán liderar todo el proceso para elaborar un Plan Estratégico de Seguridad Vial, definiendo los roles de cada integrante.

¿Quiénes integraran el Comité de Seguridad Vial?

No existe una normativa que de manera estricta indique quienes deberán integrar el comité para la elaboración del PESV, pero si podemos recomendar los siguientes puestos o departamentos de la empresa:

• Personal de Alta Gerencia. Vicepresidentes, Gerentes y Subgerentes de la organización, son los primeros a integrar el comité. Por el alcance que tienen sus cargos tendrán una visión bastante amplia de la empresa lo cual ayudara al comité a evaluar sus necesidades y requerimientos.
• Personal Administrativo y Organizacional. Sera un integrante del área de Recursos Humanos, Contabilidad u Administración. Son fundamentales para definir procedimientos administrativos, disponibilidad y alcance financiero con el que cuenta la organización.
• Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. Lo podemos considerar el miembro más importante del equipo. Por su posición dentro de la estructura de cargos y funciones, esta área se encuentra al tanto de todos los riesgos a los que está expuesto el personal, incluyendo por supuesto los referentes a la conducción vial en carreteras y vías a los que se enfrentan los conductores y el personal de transporte. Deberán estar implicados en un 100% de las decisiones y procesos que se tomen en el diseño y desarrollo del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
• Área Técnica y de Ingeniería. Supervisores, ingenieros, y personal técnico implicado en el proceso productivo de la empresa. Todo lo que es dependiente de los medios de transporte de movilización en la organización y se vean afectado por los riesgos y ocupaciones de choferes y conductores deberán integrar el comité, ya que se verán afectados directamente por las decisiones que el este tome.
• Personal de Planta y Operativo. Representantes del departamento de transporte si lo hay o de los conductores que trabajan para la empresa. Tienen especial importancia ya que de ellos trata la aplicación del PESV y deberán estar en constante comunicación con las áreas planteadas para lograr el cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico. También puede estar integrados por personal obrero y trabajadores básicos de la organización.

Este comité deberá renovarse cada cierto tiempo, recomendándose realizar este proceso una vez al año tomando en cuenta los resultados obtenidos, pudiendo cualquiera de los miembros repetir si así lo consideran conveniente.

Establecer primeras acciones trabajo

Una vez conformado el equipo de trabajo, el paso a seguir es que se establezcan las primeras acciones a tomar.

Es necesario que una de las primeras acciones del comité sea, establecer los objetivos y metas a lograr en un periodo de tiempo determinado.

De forma general esos objetivos pueden ser los siguientes:

• Reducir de forma notable los accidentes de tránsito que afecten a la organización, estableciendo para ello, técnicas y procesos que reduzcan los niveles de riesgo a los que están sometidos conductores y cualquier otro personal perteneciente a la empresa, y que durante su jornada laboral se desplace por las vías y carreteras del país.
• Mejorar las condiciones laborales realizando cambios en los procesos de trabajo, para lo cual se deberá estar en constante comunicación con todas las gerencias.¡
• Planificar y realizar todas las actividades necesarias para cumplir en su totalidad con lo exigido Ley 1503 del 29 de diciembre del 2011.

Analizar los requerimientos viales de la Empresa

En este paso corresponde diagnosticar las condiciones de la empresa para así comprender el entorno y todas las variables existentes como lo pueden ser las siguientes:

• Objeto principal de la empresa, identificando las actividades que realiza y el segmento productivo al cual pertenece.
• Cantidad de empleados que integran la organización incluyendo contratistas y empleados indirectos.
• Identificación del personal según su posición dentro del organigrama (administrativo, técnico, de planta, etc).
• Tipo de unidades vehiculares utilizadas para las actividades (vehículos livianos, pesados, especiales). Muy importe este punto para más adelante determinar con exactitud los riesgos presentes en las actividades.
• Tipo de movilidad dentro de la empresa y en las actividades fuera de ella, observando las características viales y de su entorno (clima, calidad de calzada, nivel de trafico).

Levantamiento y registro de información

Toda la información recolectada deberá ser analizada y depurada para posteriormente ser documentada luego de su revisión y aprobación.

Para ello se hará necesario disponer de una serie de formatos los cuales deberán contener en forma de cuestionario, preguntas e interrogantes que permitirán conocer los riesgos y niveles presentes en las distintas actividades de manejo.

Un formato de diagnóstico para ser completado por el o los trabajadores deberá contener como mínimo las siguientes preguntas:

• Datos de información personal. Nombres y apellidos, tipo y numero de documento, edad, sexo.
• Datos de la empresa. Tipo de empleado (administrativo, técnico, gerencial, operativo. Cargo y tipo de contratación.
• Información sobre manejo. Categoría de la licencia de conducción y vigencia. Experiencia manejando vehículos y de qué tipo. Accidentes de tránsito implicados en el tiempo que ha trabajado para la empresa.
• Información sobre el desplazamiento. Se debe indicar el tiempo y la frecuencia en que permanece laborado en la calle, ya sea como conductor o peatón. Si maneja su propio vehículo y quien diseña su ruta de trabajo.
• Factores de Riesgo. Mencionar cuales cree son los factores de riesgo durante su jornada (condiciones del vehículo, condiciones de la vía, su propio estilo de conducción, falta de capacitación e información vial, otros conductores, estado físico mental).

Adicionalmente podrá indicar cuales medidas considera pueden tomarse, para disminuir estos factores de riesgo.

Estos datos permitirán evaluar las acciones necesarias y tomar las medidas correctivas, que serán orientadas tanto al personal como a su entorno laboral, ya sean condiciones de infraestructura, capacitaciones o procesos organizacionales.

También podrás descargar un formato de ejemplo propuesto en el Anexo I de la resolución 001565 del Ministerio de Transporte del 6 de junio del 2014.

Indicadores y Auditorias

Por medio de indicadores se podrá conocer, la cantidad de conductores que cuentan con capacitaciones en seguridad vial, cantidad de revisiones de mantenimiento realizadas a la flota de vehículos y su frecuencia.

También se podrá evaluar cualquier otra información como por ejemplo establecer indicadores sobre cantidad de accidentes en un periodo de tiempo.

En cuanto a las auditorias, estas serán el mecanismo por el cual se podrá concluir si las acciones tomadas están teniendo resultados óptimos, referente al cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial.

De igual manera estas auditorías deberán ser realizadas de forma interna y de manera externa para certificar los procesos. Esta actividad se realizará al menos una vez al año.

Los invitamos a leer la siguiente parte de este interesante artículo, en donde mencionaremos las acciones y el desarrollo de las actividades correspondiente al capital humano de la organización.